Blog

14 tuyệt chiêu viết email Chăm Sóc Khách Hàng khiến họ luôn hài lòng

Viết email chăm sóc khách hàng là một phương thức truyền thống, hiệu quả và đơn giản nhất để giữ liên lạc và chăm sóc họ. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng những email chăm sóc khách hàng phải chuyên nghiệp, hữu ích và chính xác. 

Có thể bạn đã sử dụng nhiều kênh marketing để “thu hoạch” được rất nhiều khách hàng hiện hữu hoặc khách hàng tiềm năng. Nhưng cuộc chơi bây giờ mới bắt đầu. Duy trì và nuôi dưỡng mối quan hệ lâu dài với khách hàng mới là nhiệm vụ cực khó khăn với bất cứ doanh nghiệp nào. Và không gì tuyệt vời hơn là sử dụng email để làm việc đó. Vừa tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức, lại có thể gửi cùng lúc cho nhiều người.

14-tuyệt-chieu-viết-email-cham-soc-khach-hang-khiến-họ-luon-hai-long

Bigbom sẽ hướng dẫn bạn 14 tuyệt chiêu viết email Chăm Sóc Khách Hàng để không một ai có thể phàn nàn về những email bạn gửi cho họ.

1. Trả lời nhanh chóng

Không ai thích chờ đợi. Và dĩ nhiên khách hàng thì càng cực kỳ không thích điều đó. Hơn thế, nếu bạn bán hàng online, việc để khách hàng chờ quá lâu mới phản hồi sẽ khiến họ dễ tìm đến các shop khác để mua hàng. Tiêu chuẩn về thời gian để phản hồi email của khách hàng là trong vòng 1 ngày làm việc. Đối với các vấn đề khẩn cấp, phải trả lời ngay lập tức.

2. Sử dụng ngôn từ lịch sự, dễ hiểu

Tránh sử dụng ngôn từ phức tạp và màu mè. Hãy đơn giản, lịch sự và thật sự quan tâm giải quyết vấn đề của khách hàng. Dạo gần đây chúng ta chứng kiến rất nhiều shop vì có nhiều khách mà ngôn từ khi chat rất trịch thượng, bề trên. Điều này là không thể chấp nhận. Nếu bạn quá lố, khách hàng sẵn sàng từ bỏ bạn. Không thiếu người bán sản phẩm như bạn trên thị trường đâu.

3. Sử dụng dòng tiêu đề chứa thông tin:

Câu tiêu đề cần đề cập trực tiếp đến câu hỏi/ vấn đề của khách hàng, không lan man

4. Mở đầu email bằng lời chào hỏi mang tính cá nhân

Để khách hàng thấy rằng bạn đang quan tâm đến họ. Hãy lưu tâm đến việc này. Không bao giờ sử dụng những từ như: “Quý khách hàng”, “Khách hàng” hoặc “Bạn” để chào hỏi ở đầu email. Thay vào đó, nếu bạn biết chính xác tên của khách hàng đó hãy gọi thẳng tên họ trong mail. Ví dụ như: “Chào anh XXX”.

5. Cảm ơn khách hàng vì những góp ý của họ

Đây gần như là một điều chuẩn mực. Nó giúp cho khách hàng biết rằng bạn rất vui vì họ đã góp ý với bạn, thậm chí đó là những thông tin tiêu cực.

6. Nêu lại vấn đề

Trong đoạn mở đầu của mail hãy đề cập lại vấn đề/ câu hỏi của khách hàng để đảm bảo rằng bạn hiểu chính xác khách hàng đang phàn nàn/ thắc mắc về điều  gì.

7. Đồng cảm với khách hàng

“Đồng cảm” – rất ít người hiểu được trọn nghĩa của từ này. Trong kinh doanh thì nó có nghĩa bạn cần phải cố gắng cảm nhận được cảm xúc thật sự của khách hàng khi họ phản hồi 1 điều gì đó với bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng kết nối với khách hàng, đưa ra giải pháp mà họ mong muốn và cải thiện hình ảnh thương hiệu của công ty bạn.

8. Nhận lỗi

Việc này giúp tạo dựng danh tiếng và uy tín lâu dài cho thương hiệu của bạn. Không bao giờ được nói rằng đó là lỗi của khách hàng hoặc khách hàng đã đổ lỗi cho doanh nghiệp bạn, thậm chí sự thật là như vậy.

9. Thiết lập thời gian cụ thể

Hãy nói với khách hàng ngày nào, giờ nào bạn sẽ giải quyết xong vấn đề của họ. Đừng bao giờ đưa ra một khoảng thời gian mông lung. Khách hàng không vui và có thể chính bạn cũng sẽ trì hoãn, không thể hoàn thành nếu không xác định trước 1 mốc thời gian cụ thể.

10. Xem xét bồi thường hợp lý

Nếu đúng là bạn sai, hãy công bằng và bồi thường vượt mức mong đợi của khách hàng. Khách hàng nhiều khả năng sẽ đánh giá cao việc bạn dũng cảm nhận lỗi và đền bù nhiều hơn những gì họ mong muốn.

11. Kết thúc bằng lời cảm ơn

Thói quen đơn giản này sẽ làm nên những điều kỳ diệu, cho dù đó là vấn đề gì.

12. Cung cấp tên người liên hệ

Luôn luôn chỉ định tên một cá nhân (hạn chế chỉ để tên bộ phận), kèm theo chức vụ và thông tin liên hệ của người đó (người mà chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề của khách hàng đó). khách hàng có thể cần thêm sự hỗ trợ, hãy luôn kèm thông tin liên hệ của bạn và thời gian phù hợp mà bạn có thể giúp họ.

13. Gọi trực tiếp để nhắc khách hàng check mail

Hằng ngày, khách hàng bị khủng bố bởi hàng tá mail quảng cáo, mail spam. Lẽ dĩ nhiên, họ rất khó chịu và thường xuyên không quan tâm tới thông báo mail mỗi khi có mail tới. Nếu là 1 CSKH chuyên nghiệp, hãy gọi điện cho họ biết bạn đã gửi mail và yêu cầu họ kiểm tra hộp thư, bao gồm cả trong hộp mail spam.

14. Kiểm tra ngữ pháp và lỗi chính tả

Lỗi chính tả thật sự rất khó chịu. Gặp khách dễ tính thì có thể mắt nhắm mắt mở cho qua. Khách khó tính thì họ bye bye bạn luôn. Vì thế, bất kỳ một sai sót nào dù rất nhỏ cũng có thể lấy mất một khách hàng của bạn. Bạn đâu muốn vuột mất 1 khách hàng nào chỉ vì 1 lỗi chính tả ngớ ngẩn đâu chứ?


Chỉ cần áp dụng thuần thục 14 tuyệt chiêu trên khi viết mail cho khách hàng, chắc chắn họ sẽ rất bất ngờ về mức độ chuyên nghiệp của bạn. Đảm bảo!

Điều cần phải làm trước khi nghĩ đến viết email CSKH

Viết email chăm sóc khách hàng là công đoạn sau khi bạn đã có được thông tin của họ. Thông thường (và phải nói là nhanh nhất) để có được thông tin này, bạn cần phải chạy quảng cáo online mới có được (Facebook, Google,…). Tuy nhiên, không phải chỉ cần chạy quảng cáo thì sẽ có được thông tin khách hàng. Đây là 1 lầm tưởng cực to! Thực tế rằng bạn cần phải tối ưu rất nhiều thứ để khi khách hàng nhìn thấy quảng cáo của bạn, họ sẵn lòng để lại thông tin. Những yếu tố cần tối ưu có thể kể đến: đặc điểm đối tượng mục tiêu, thời gian quảng cáo, sở thích, hành vi, chiến lược chạy quảng cáo,… Rất nhiều yếu tố.

Riêng khâu vận hành kinh doanh đã khiến nhiều người phải đau đầu, tốn nhiều thời gian. Chính vì thế hiện nay rất nhiều người nhờ cậy đến những giải pháp, hệ thống tự động tối ưu quảng cáo như Bigbom. Không những tự động tối ưu hầu hết các yếu tố trong quảng cáo, giúp giảm giá thầu, Bigbom còn giúp bạn tiết kiệm đến 50 60% thời gian quản lý quảng cáo, và bạn sẽ có thêm thời gian để làm những việc khác.

Đăng ký trải nghiệm Bigbom 14 ngày không giới hạn tính năng tại đây.

Các tính năng nổi bật


6 tính năng nổi bật của Bigbom sẽ giúp bạn tối đa hiệu suất quảng cáo một cách dễ dàng nhất

Giải pháp tối ưu hiệu suất quảng cáo


dành cho các nhà quảng cáo/ nhà quản lý

đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày
Không cần liên kết thẻ tín dụng